Startpunkten för VGRs stilguide

Stilguide för externa webbplatser

Som du som regelbunden läsare listat ut vid det här laget så bidrar jag gärna med att öppet beskriva vad vi inom VGR håller på med. Vår stilguide blev accepterad i juni, och så här såg det högst byråkratiska tjänsteutlåtandet ut. Kanske kan det komma till nytta för någon annan.


Till kommunikationsdirektören

Förslag till beslut

Kommunikationsdirektören föreslås besluta att:

  1. Stilguide som koncept, innehållandes till en början mönsterbibliotek och prestandabudget, är det arbetssätt Västra Götalandsregionen väljer tills vidare för design- och kravarbete för digital kommunikation i egna kanaler.
  2. Åta sig ägandet av stilguiden.
    1. Med delegation till team Digitala medier inom koncernstab kommunikation och externa relationer.
    2. Med instruktion till team Digitala medier om att upprätta en förvaltningsgrupp, bestående av egen personal samt med representanter från VGR ITs arkitekturledningsgrupp och från objekt Digitala medier.
    3. Uppföljning av följsamhet till stilguiden görs av team Digitala medier.
  3. Uppdra åt team Digitala medier att förvalta stilguiden.
  4. Årligen avsätta 100 000 kr i budget inom koncernstab kommunikation och externa relationer till stilguidens förvaltande.
  5. All egen webbutveckling, oavsett om det sker centralt eller ute i förvaltningarna, ska följa stilguidens innehåll och dess krav när det gäller funktion, visuell identitet, etc.
    1. Undantag kan sökas hos stilguidens förvaltningsgrupp. Som att man inte alls vill följa den grafiska profilen.
    2. Tillägg och egen utveckling av designmönster måste genomgå stilguidens process och kvalitetsgranskning, eller få ett dokumenterat undantag från förvaltningsgruppen.
  6. Stilguidens omfattning gäller tills vidare webbgränssnitt med externa målgrupper och extern användning. Stilguiden kan, i framtiden, med fördel även användas för interna webbgränssnitt.

Sammanfattning av ärendet

Objekt Digitala medier (själva webbförvaltningen i VGR, Marcus anmärkning) har i samband med uppgraderingen av de externa webbplatserna tagit fram en stilguide, i samarbete med VGR IT och representant från koncernstab kommunikation och externa relationer. Detta tjänsteutlåtande beskriver behovet av stilguidens förvaltande och hur vi kan maximera nyttan av gjord investering.

Fördjupad beskrivning av ärendet

Under 2015 och i samband med framtagandet av designen för nya externa webben har en så kallad stilguide tagits fram i en första version. En stilguide är i grund och botten en samling riktlinjer, tips och annan dokumentation för en organisations ambition i digital kommunikation. Ofta beskrivs en stilguide som att den tar vid där en grafiska manual tar slut, ibland också som en uppsättning återanvändbara byggklossar som i olika kombinationer kan utgöra flera olika sorters webbplatser – alla med samma visuella och funktionella identitet. Se det som ett komplement till en kommunikationspolicy och webbstrategi.

Exempel på innehåll i en typisk stilguide:

  1. Instruktioner om hur stilguiden används av de tilltänkta målgrupperna, tips på hur man gör jobbet i linje med organisationens ambition.
  2. Designmönster för hur delar av ens webbplats ser ut, exempelvis för hur sökkomponenten ska se ut. Dessa designmönster kan man sedan ”fönstershoppa” när det är dags att bygga en kampanjsajt m.m.
  3. Kvalitetsgranskade kodförslag för hur designmönster ska kodas av utvecklare, detta för att garantera tillgänglighet och enhetlighet. Detta klargör vad som redan är bestämt och minskar anledningen till att återuppfinna hjulet gång på gång.
  4. Riktlinjer om hur organisationens webbplatser förväntas fungera, det vill säga organisationens ”webbstandard”. I vårt första utkast har vi med en prestandabudget för hur snabbt våra sajter förväntas leverera svar, vilken kvalitet på innehållet som förväntas m.m. I andra organisationer har man ibland en innehållsbudget för att klargöra sin praxis kring innehållsarbete. Gov.uk har bland annat bestämt att meningar ska vara under 25 ord långa, sidtitlar under 65 tecken i längd, etc.

Eftersom en stilguide enligt praxis innehåller mer än den visuella identiteten har arbetet också utförts i samarbete med VGR IT, där arkitekturledningsgruppen i december 2015 godkände första utkastet av stilguiden.

För att en stilguide ska maximera sin nytta behöver den användas och vårdas – aktivt. Vi som jobbat med stilguidens framtagande tycker oss ha fått tydliga signaler både från objektet Digitala medier samt nyckelpersoner på VGR IT att de köper (eller “accepterar”) detta arbetssätt och att det är den logiska vägen framåt. Vi tror att förutsättningarna för en bra förvaltning av stilguiden finns genom att använda nedan beskrivna roller och förvaltningsorganisation.

Förslag på roller och ansvar kring stilguidens förvaltande

Ägare: Kommunikationsdirektören

Delegerat ägande: Team digitala medier inom kommunikationsavdelningen

Förvaltningsgrupp: Förvaltningsgruppen består av Team Digitala medier samt representant från objekt och representant från VGR IT:s arkitekturledningsgrupp.

Förvaltningsansvar: Team Digitala medier.

Tekniskt ansvar: Arkitekturledningsgruppen inom VGR IT.

Finansiering

Koncernstab kommunikation och externa relationer bör ha en budget om 100 000 kr för att aktivt förvalta stilguiden, utöver personalkostnader.

Nyutveckling och tekniska tillägg till stilguiden finansieras i respektive projekt, troligen mestadels relaterat till objekt Digitala medier och i synnerhet när det gäller objektprodukten Episerver CMS.

Arbetsprocess

Arbetsprocessen för stilguiden fungerar så här:

  1. Önskemål, behov och revidering: Kommer in från verksamheten antingen direkt till Team Digitala medier eller via webbstrategiska gruppen (eller till stilguidens förvaltningsgrupp om en sådan ska finnas). Webbstrategiska gruppen fungerar som en referensfunktion och kan även bilda utskott för att utreda större ärenden. Team digitala medier kan även på eget initiativ initiera processen för att göra ändringar i stilguiden.
  2. Bedömning och beskrivning: Bedömning görs av stilguidens förvaltningsgrupp. Gruppen gör en enklare skiss eller/och beskrivning som kommuniceras till konsult/designer.
  3. Design, test och utveckling: Konsult/designer utvecklar den nya komponenten. Vid behov sker löpande avstämning med förvaltningsgruppens representant.
  4. Acceptans och godkännande: Förvaltningsgruppen godkänner den nya eller uppdaterade komponenten.
  5. Publicering, implementering och spridning: Den nya eller uppdaterade komponenten publiceras i stilguiden. Därefter kommuniceras detta även i lämpliga kanaler.

Kommunikation

Att stilguiden finns, och hur förvaltningen fungerar, behöver kommuniceras. Speciellt i början, men även löpande.

Förslagsvis så görs en kommunikationsinsats gentemot alla kommunikationschefer som förklarar vad detta innebär samt vad organisationen har att vinna på det. Information kommer även ges förslagsvis via intranätet, Yammer och till webbstrategiska gruppen.

De förvaltningar som har vana av stor autonomi i webbutvecklingsfrågor kan behöva lite extra överseende under en övergångsperiod, eller stöttning, för att leva upp till kraven som ställs i stilguiden.

Det kan vara värt att poängtera att de som köper in nyckelfärdiga webbsystem inte tvingas ställa dessa krav på tredje part, dock ställs kraven i de fall införskaffat verktyg ska ge sken av att vara en del av våra externwebbar.

Genomförande av beslut

Besluten skickas till

  • Enhetschefer på kommunikationsavdelningen, för genomförande.
  • Objektledare Digitala medier, för kännedom.
  • Kommunikationschefer, för kännedom.
  • kenny.stolpe[a]vgregion.se samt marcus.osterberg[a]vgregion.se, för kännedom.

Så såg VGRs tjänsteutlåtande ut. Återanvänd det du har behov av eller kommentera om du har frågor om hur det gick till hos oss på VGR.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s